EIN dla LLC w USA, jak uzyskać numer podatkowy bez wizyty w Stanach?
EIN (Employer Identification Number) to dziewięciocyfrowy numer podatkowy, bez którego spółka LLC w Wyoming czy Delaware nie otworzy rachunku bankowego, nie podłączy procesora płatności i nie złoży żadnej deklaracji do IRS. Zagraniczny właściciel może go uzyskać bez numeru SSN i bez wizyty w Stanach, teoretycznie samodzielnie, telefonicznie, faksem lub pocztą. W praktyce jednak wnioski składane bez pełnomocnika, z niewiadomych przyczyn, u sporej części naszych klientów utykały w IRS na wiele tygodni bez żadnej odpowiedzi. Po przejęciu sprawy przez naszą kancelarię EIN był przypisywany spółce w ciągu 2 do 4 dni roboczych.
W tym artykule piszemy m.in. o tym, że:
- EIN jest niezbędny do otwarcia rachunku bankowego, obsługi procesorów płatności (Stripe, PayPal) i złożenia jakiejkolwiek deklaracji podatkowej w USA
- Posiadanie EIN wiąże się z konkretnymi obowiązkami wobec IRS, dotyczącymi każdej spółki LLC z zagranicznym właścicielem, niezależnie od liczby wspólników
- Kara za brak lub spóźnione złożenie Form 5472 wynosi minimum 25 000 USD za każdy nieprzekazany formularz
- Zagraniczny właściciel LLC nie może skorzystać z internetowego formularza IRS, ponieważ wymaga on numeru SSN lub ITIN
- Teoretycznie dostępne są trzy samodzielne kanały (telefon, faks, poczta), ale zgłoszenia bez profesjonalnego pełnomocnika często nie otrzymują odpowiedzi
- Osoba wskazana jako responsible party na formularzu SS-4 musi być realną osobą fizyczną, nie pełnomocnikiem czy nominowanym przedstawicielem
- Thompson&Stein uzyskuje EIN dla klientów jako samodzielną usługę za 150 USD, z przypisaniem numeru w 2 do 4 dni roboczych
Sprawdź, jak wygląda kompleksowe założenie spółki LLC W USA — przejdź do strony usługi i poznaj szczegóły rejestracji, obsługi prawnej oraz księgowości.
Co to jest EIN i po co jest on spółce LLC
EIN to dziewięciocyfrowy numer podatkowy w formacie XX-XXXXXXX, wydawany przez amerykański urząd skarbowy (IRS). Dla spółki LLC działa jak PESEL i NIP w jednym: identyfikuje firmę we wszystkich kontaktach z organami podatkowymi, bankami i partnerami biznesowymi w Stanach Zjednoczonych.
Bez EIN spółka LLC należąca do nierezydenta w praktyce nie funkcjonuje. Numer jest wymagany do:
- otwarcia rachunku bankowego w USA. Żaden bank nie otworzy konta firmowego bez EIN,
- podłączenia procesorów płatności (Stripe, PayPal, Wise Business),
- złożenia jakiejkolwiek deklaracji podatkowej do IRS,
- zawarcia umów z amerykańskimi kontrahentami, którzy standardowo żądają numeru podatkowego na formularzu W-9 lub W-8BEN.
Jakie obowiązki niesie posiadanie EIN
Otrzymanie EIN to początek obowiązków sprawozdawczych wobec IRS, które dotyczą każdej spółki LLC z zagranicznym właścicielem, niezależnie od liczby wspólników. Zakres deklaracji różni się jednak w zależności od struktury:
- Jednoosobowe LLC (single-member, foreign-owned disregarded entity) składają Form 1120 wraz z Form 5472. Deklaracja raportuje transakcje między spółką a jej zagranicznym właścicielem. Termin: 15 kwietnia każdego roku.
- Wieloosobowe LLC rozliczają się inaczej, jako spółka osobowa, na formularzu Form 1065 z odpowiednimi załącznikami (Schedule K-1 dla każdego wspólnika). To inny reżim raportowy, który omówimy szerzej w osobnym artykule o podatkach spółek LLC w USA.
Kara za brak lub spóźnione złożenie Form 5472 wynosi 25 000 USD za każdy niezłożony formularz, niezależnie od tego, czy spółka w danym roku prowadziła jakąkolwiek działalność. To jeden z najbardziej kosztownych błędów, jakie może popełnić właściciel amerykańskiej spółki.
Kto może otrzymać EIN bez numeru SSN
Kim jest "responsible party"
Na formularzu SS-4 trzeba wskazać responsible party: osobę fizyczną, która faktycznie kontroluje spółkę i jej środki. IRS wymaga, aby to była realna osoba, nie pełnomocnik czy nominowany przedstawiciel. Nominee nie ma prawa samodzielnie składać wniosku o EIN.
Jeśli responsible party nie ma numeru SSN ani ITIN, co jest normą dla przedsiębiorcy nie będącego rezydentem USA, w polu 7b formularza wpisuje się “Foreign”. Pole to nie może zostać puste. Właśnie ten brak SSN wyklucza skorzystanie z elektronicznego formularza IRS, który jest dostępny wyłącznie dla wnioskodawców posiadających amerykański numer podatkowy.
Trzy sposoby złożenia wniosku o EIN i dlaczego w praktyce zawodzą
Teoretycznie zagraniczny właściciel LLC ma trzy samodzielne ścieżki.
📞 Telefon: 267-941-1099, pon. do pt., 6:00 do 23:00 wg czasu wschodniego, ten sam dzień (połączenie międzynarodowe płatne, wysoki koszt)
📠 Faks: 855-215-1627 z USA, 304-707-9471 z zagranicy, ok. 4 dni robocze w teorii (wymaga bezbłędnie wypełnionego SS-4)
✉️ Poczta: IRS, Cincinnati OH, 4 do 5 tygodni (najwolniejsza opcja)
W teorii to proste. W praktyce widzieliśmy wielokrotnie sytuacje, w których klienci składali wniosek samodzielnie, faksem, z poprawnie wypełnionym formularzem, i IRS po prostu nie odpowiadał. Bez wiadomej przyczyny wniosek gubił się w systemie na tygodnie, bez żadnej informacji zwrotnej. Gdy sprawę przejmowała nasza kancelaria i składała wniosek w imieniu klienta, EIN był przypisywany spółce w ciągu 2 do 4 dni roboczych.
Sprawdź, jak wygląda kompleksowe założenie spółki LLC W USA — przejdź do strony usługi i poznaj szczegóły rejestracji, obsługi prawnej oraz księgowości.
Jak Thompson&Stein uzyskuje EIN dla klientów
Uzyskanie numeru EIN zamawiamy jako samodzielną usługę za 150 USD, niezależnie od pakietu rejestracyjnego spółki (jest też wliczone w Pakiet All-Inclusive rejestracji LLC w Wyoming za 1200 USD). Składamy wniosek w imieniu klienta przez kanał, który w naszej praktyce daje najbardziej przewidywalny czas realizacji, bez czekania w niepewności, czy IRS w ogóle odbierze zgłoszenie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy do uzyskania EIN potrzebny jest numer SSN?
Nie. Zagraniczny właściciel LLC może uzyskać EIN bez numeru SSN i ITIN. W polu responsible party na formularzu SS-4 wpisuje się w takim przypadku “Foreign”. Brak SSN wyklucza jednak skorzystanie z elektronicznego formularza IRS, który wymaga amerykańskiego numeru podatkowego.
Ile kosztuje uzyskanie EIN?
Thompson&Stein uzyskuje EIN dla klientów jako samodzielną usługę za 150 USD, obejmującą przygotowanie i złożenie wniosku w imieniu klienta oraz nadzór nad całym procesem do momentu przypisania numeru.
Jak długo trzeba czekać na EIN?
W teorii od tego samego dnia (zgłoszenie telefoniczne) do 4 do 5 tygodni (poczta). W praktyce samodzielne wnioski, zwłaszcza faksem, bywają ignorowane przez IRS na wiele tygodni bez żadnej informacji zwrotnej. Zgłoszenia składane przez naszą kancelarię kończą się przypisaniem numeru w ciągu 2 do 4 dni roboczych.
Czy trzeba być fizycznie w USA, aby uzyskać EIN?
Nie. EIN można uzyskać zdalnie, telefonicznie, faksem lub pocztą, bez wizyty w Stanach Zjednoczonych i bez notarialnego pełnomocnictwa.
Do czego potrzebny jest EIN?
EIN jest niezbędny do otwarcia rachunku bankowego w USA, podłączenia procesorów płatności takich jak Stripe czy PayPal, złożenia jakiejkolwiek deklaracji podatkowej do IRS oraz zawierania umów z amerykańskimi kontrahentami, którzy standardowo wymagają numeru podatkowego na formularzu W-9 lub W-8BEN.
Czy EIN wygasa?
Nie. EIN nie ma daty wygaśnięcia i pozostaje przy spółce do momentu jej likwidacji. Zmiana responsible party, adresu lub lokalizacji spółki musi jednak zostać zgłoszona do IRS w ciągu 60 dni na formularzu 8822-B.
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
