Obowiązki i terminy księgowe w Polsce – przewodnik dla przedsiębiorców zagranicznych
Zakładanie i prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z konkretnymi obowiązkami księgowymi i podatkowymi. Zrozumienie lokalnych przepisów to kluczowy krok do legalnego i efektywnego funkcjonowania firmy. W tym przewodniku przedstawiamy najważniejsze obowiązki księgowe oraz kluczowe terminy, o których musi pamiętać każdy przedsiębiorca – zwłaszcza ten spoza Polski.
Obowiązki po rejestracji spółki – co trzeba zrobić najpierw?
Po skutecznej rejestracji spółki w KRS, przedsiębiorca musi dopełnić kilku formalności podatkowych, z których najważniejsze to:
Złożenie formularza NIP-8
Jednym z pierwszych obowiązków nowo zarejestrowanej spółki jest złożenie formularza NIP-8 w terminie do 21 dni od wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Formularz ten służy do zgłoszenia danych uzupełniających do urzędu skarbowego, w tym:
- danych kontaktowych spółki,
- miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej,
- informacji o wybranym biurze rachunkowym,
- danych pełnomocników.
Brak złożenia formularza może skutkować karą porządkową.
Rejestracja beneficjenta rzeczywistego (CRBR)
Każda spółka z o.o., komandytowa i akcyjna ma obowiązek zgłoszenia danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – również w ciągu 21 dni od rejestracji. Niezłożenie zgłoszenia może wiązać się z grzywną do 1 mln zł.
Rejestracja do VAT – kiedy i jak?
Nie każda firma musi od razu zostać płatnikiem VAT, jednak w wielu przypadkach rejestracja do VAT jest obowiązkowa lub opłacalna.
Kiedy rejestracja VAT jest obowiązkowa?
Przedsiębiorca musi zarejestrować się jako podatnik VAT, jeżeli:
- przekroczy próg 200 000 zł rocznego obrotu, lub
- prowadzi działalność objętą obowiązkowym VAT-em, np.:
- usługi doradcze,
- działalność prawnicza,
- sprzedaż elektroniki,
- import usług spoza UE.
Jak przebiega rejestracja?
Rejestracja odbywa się przez złożenie formularza VAT-R przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej. Składa się go do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby firmy.
- W przypadku złożenia pełnomocnictwa (PPS-1) – opłata skarbowa: 170 zł.
- Bez pełnomocnictwa – brak opłat.
Zostaw księgowość nam – sprawdź, jak możemy Ci pomóc w prowadzeniu firmy w Polsce.
Miesięczne terminy podatkowe i ZUS – kalendarz obowiązków
W Polsce wiele obowiązków księgowych powtarza się cyklicznie – co miesiąc lub co kwartał – i dotyczy głównie podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Zachowanie terminowości jest niezbędne, aby uniknąć kar finansowych i problemów z urzędami.
Najważniejsze comiesięczne terminy:
Termin: 10. dzień miesiąca
Obowiązek: ZUS za osoby fizyczne (np. zleceniobiorców)
Dotyczy: Zleceniodawców
Termin: 15. dzień miesiąca
Obowiązek: Zaliczka na CIT
Dotyczy: Spółki z o.o., spółki akcyjne
Termin: 20. dzień miesiąca
Obowiązek: ZUS właścicieli, zaliczki PIT-4 lub PIT-8A
Dotyczy: Jednoosobowe działalności, wspólnicy, pracodawcy
Termin: 25. dzień miesiąca
Obowiązek: Złożenie JPK_V7M lub JPK_V7K, wpłata VAT
Dotyczy: Płatnicy VAT
JPK_V7 to obowiązkowy plik wysyłany do urzędu skarbowego, który zawiera dane z ewidencji VAT. W zależności od sposobu rozliczania się, może to być:
- JPK_V7M – dla rozliczeń miesięcznych,
- JPK_V7K – dla rozliczeń kwartalnych (z obowiązkiem przesyłania ewidencji co miesiąc).
Obowiązki roczne – co trzeba zrobić po zakończeniu roku podatkowego?
Po zakończeniu roku obrotowego firma musi rozliczyć swoje przychody, koszty oraz przygotować i złożyć stosowne dokumenty. Obowiązki te różnią się w zależności od formy prawnej i sposobu prowadzenia księgowości.
Sprawozdanie finansowe
Każda spółka prowadząca pełną księgowość musi:
- Sporządzić sprawozdanie finansowe do 31 marca:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informacja dodatkowa.
- Zatwierdzić sprawozdanie przez wspólników do 30 czerwca.
- Złożyć sprawozdanie do KRS poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych – do 15 dni od zatwierdzenia.
Deklaracja CIT-8
Spółki kapitałowe (np. spółki z o.o.) mają obowiązek:
- Złożyć deklarację CIT-8 do 31 marca, nawet jeśli nie osiągnęły przychodu lub poniosły stratę.
- Deklarację należy złożyć elektronicznie, z podpisem kwalifikowanym lub zaufanym.
Formularz IFT-2R (podatek u źródła)
Jeżeli firma wypłacała wynagrodzenie zagranicznym kontrahentom, musi złożyć informację IFT-2R do urzędu i przekazać ją zagranicznemu odbiorcy:
- Termin: do 31 marca roku następującego po roku podatkowym.
Podsumowanie – najważniejsze terminy księgowe w Polsce
- Do 21 dni od rejestracji: formularz NIP-8, zgłoszenie do CRBR
- Każdego miesiąca: JPK_V7, VAT, ZUS, PIT-4, zaliczki CIT
- Do 31 marca: CIT-8, sprawozdanie finansowe, IFT-2R
- Do 30 czerwca: zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez wspólników
- Do 15 lipca: złożenie sprawozdania finansowego do KRS
Dla zagranicznego przedsiębiorcy prowadzącego działalność w Polsce znajomość tych terminów to fundament legalnej i bezpiecznej działalności gospodarczej. Warto już na etapie rejestracji firmy zadbać o współpracę z doświadczonym biurem księgowym, które zapewni zgodność z lokalnymi przepisami i zdejmie z przedsiębiorcy ciężar formalności.
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ