Obblighi contabili e scadenze fiscali in Polonia – Guida per imprenditori stranieri
Avviare e gestire un’attività in Polonia comporta specifici obblighi fiscali e contabili. Comprendere la normativa locale è un passo fondamentale per operare legalmente ed efficacemente. Questa guida presenta i principali obblighi contabili e le scadenze più importanti che ogni imprenditore — in particolare gli stranieri — deve conoscere per fare business in Polonia.
Obblighi successivi alla registrazione della società – Cosa fare per prima cosa?
Una volta che la società è stata iscritta con successo nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS), è necessario adempiere a diverse formalità fiscali. Le più rilevanti sono:
Presentazione del modulo NIP-8
Uno dei primi obblighi per una società appena registrata è la presentazione del modulo NIP-8 entro 21 giorni dalla registrazione al KRS. Il modulo serve per comunicare all’ufficio delle imposte informazioni supplementari tra cui:
- dati di contatto della società,
- sede di conservazione dei documenti contabili,
- dati dello studio contabile incaricato,
- informazioni sui rappresentanti legali.
La mancata presentazione può comportare sanzioni amministrative.
Registrazione del titolare effettivo (CRBR)
Ogni società a responsabilità limitata, società in accomandita o società per azioni è tenuta a registrare i propri beneficiari effettivi nel Registro Centrale dei Beneficiari Effettivi (CRBR) entro 21 giorni dalla registrazione. In caso di inadempienza, la sanzione può arrivare fino a 1 milione di PLN.
Registrazione IVA – Quando e come?
Non tutte le aziende devono registrarsi immediatamente ai fini IVA, ma in molti casi la registrazione è obbligatoria o fiscalmente vantaggiosa.
Quando è obbligatoria la registrazione IVA?
Un’azienda deve registrarsi ai fini IVA se:
- supera 200.000 PLN di fatturato annuale, oppure
- svolge attività soggette a IVA obbligatoria, come:
- consulenza,
- servizi legali,
- vendita di apparecchi elettronici,
- importazione di servizi extra-UE.
Come funziona la registrazione?
È necessario presentare il modulo VAT-R prima di effettuare qualsiasi operazione soggetta a IVA. Il modulo va consegnato all’ufficio delle imposte competente per sede legale della società.
- Se viene presentata anche una procura (PPS-1), si applica una tassa di bollo pari a 170 PLN.
- Senza procura – nessun costo.
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Scadenze fiscali mensili e ZUS – Il calendario degli adempimenti
In Polonia molte attività contabili si ripetono mensilmente o trimestralmente e riguardano dichiarazioni fiscali e contributi alla previdenza sociale (ZUS). Il rispetto puntuale delle scadenze è fondamentale per evitare sanzioni e problemi legali.
Scadenze mensili più importanti:
10 del mese
- Obbligo: Contributi ZUS per lavoratori esterni (es. collaboratori)
- Destinatari: Committenti e datori di lavoro con contratti civili
15 del mese
- Obbligo: Acconto dell’imposta sul reddito delle società (CIT)
- Destinatari: SRL, SPA
20 del mese
- Obbligo: Contributi ZUS per titolari; acconti PIT-4 o PIT-8A
- Destinatari: Ditte individuali, soci, datori di lavoro
25 del mese
- Obbligo: Invio di JPK_V7M o JPK_V7K e pagamento IVA
- Destinatari: Soggetti registrati ai fini IVA
Il JPK_V7 è un file elettronico obbligatorio inviato all’ufficio delle imposte, che include la dichiarazione IVA e i registri di vendita e acquisto.
- JPK_V7M – per i contribuenti mensili
- JPK_V7K – per i contribuenti trimestrali (ma con invio mensile dei registri)
Obblighi annuali – Cosa fare alla fine dell’anno fiscale?
Al termine dell’esercizio fiscale, ogni azienda deve chiudere i conti, riepilogare entrate e uscite, e presentare la documentazione prevista. Gli obblighi variano in base alla forma giuridica e al metodo contabile adottato.
Bilancio d’esercizio
Tutte le società con contabilità ordinaria devono:
- Preparare il bilancio entro il 31 marzo, che deve includere:
- stato patrimoniale,
- conto economico,
- note integrative.
- Ottenere l’approvazione dei soci entro il 30 giugno.
- Depositare il bilancio approvato presso il Registro Nazionale Giudiziario (KRS) tramite il Repository dei Documenti Finanziari, entro 15 giorni dalla sua approvazione.
Dichiarazione CIT-8
Le società di capitali (es. SRL) devono:
- Presentare la dichiarazione CIT-8 entro il 31 marzo, anche in caso di mancato utile o perdita.
- La dichiarazione va inviata elettronicamente, con firma digitale qualificata o profilo fidato (Profil Zaufany).
Modulo IFT-2R (ritenuta alla fonte)
Se la società ha effettuato pagamenti a soggetti esteri, deve presentare il modulo IFT-2R all’ufficio delle imposte e inviarne copia al beneficiario estero:
- Scadenza: 31 marzo dell’anno successivo a quello fiscale.
Riepilogo – Scadenze contabili più importanti in Polonia
- Entro 21 giorni dalla registrazione: modulo NIP-8, iscrizione al CRBR
- Ogni mese: JPK_V7, pagamento IVA, ZUS, PIT-4/PIT-8A, acconti CIT
- Entro il 31 marzo: dichiarazione CIT-8, bilancio d’esercizio, IFT-2R
- Entro il 30 giugno: approvazione del bilancio da parte dei soci
- Entro il 15 luglio: deposito del bilancio presso il KRS
Per ogni imprenditore straniero che desidera operare in Polonia, conoscere e rispettare queste scadenze è essenziale per una gestione legale e sicura dell’attività. È fortemente consigliato collaborare fin dall’inizio con uno studio contabile esperto, in grado di garantire il rispetto della normativa locale e sollevare l’imprenditore da oneri amministrativi complessi.
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