Obligaciones contables y plazos fiscales en Polonia – Guía para emprendedores extranjeros
Crear y gestionar una empresa en Polonia conlleva una serie de obligaciones fiscales y contables específicas. Comprender la normativa local es un paso clave para operar legal y eficazmente. Esta guía presenta las obligaciones más importantes y los plazos clave que debe conocer todo empresario —especialmente los extranjeros— que deseen hacer negocios en Polonia.
Obligaciones tras la inscripción de la empresa – ¿Qué hacer primero?
Una vez registrada la empresa en el Registro Nacional Judicial (KRS), se deben cumplir varios trámites fiscales iniciales. Los más relevantes son:
Presentación del formulario NIP-8
Una de las primeras obligaciones de una empresa recién registrada es presentar el formulario NIP-8 dentro de los 21 días siguientes a su inscripción en el KRS. Este documento proporciona información complementaria a la oficina tributaria, como:
- datos de contacto de la empresa,
- dirección de almacenamiento de la contabilidad,
- información sobre la asesoría contable,
- datos de los representantes autorizados.
No presentar este formulario puede conllevar sanciones administrativas.
Registro del beneficiario efectivo (CRBR)
Toda sociedad limitada, sociedad comanditaria o sociedad anónima está obligada a registrar a sus beneficiarios reales en el Registro Central de Beneficiarios Reales (CRBR) dentro de los 21 días siguientes a la inscripción. El incumplimiento puede acarrear multas de hasta 1 millón de PLN.
Registro en el IVA – ¿Cuándo y cómo hacerlo?
No todas las empresas deben registrarse en el IVA de forma inmediata, pero en muchos casos, es obligatorio o recomendable desde el punto de vista financiero.
¿Cuándo es obligatoria la inscripción en el IVA?
Una empresa debe registrarse como contribuyente del IVA si:
- supera los 200.000 PLN de facturación anual, o
- realiza actividades sujetas a IVA obligatorio, como:
- servicios de consultoría,
- asesoría legal,
- venta de productos electrónicos,
- importación de servicios desde fuera de la UE.
¿Cómo se realiza el registro?
Debe presentarse el formulario VAT-R antes de realizar cualquier operación sujeta a IVA. El formulario se entrega en la oficina tributaria correspondiente a la sede de la empresa.
- Si se presenta con un poder notarial (PPS-1), se aplica una tasa de timbre de 170 PLN.
- Sin poder – no se aplica ninguna tasa.
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Fechas mensuales fiscales y de ZUS – Calendario de cumplimiento
En Polonia, muchas tareas contables se repiten mensualmente o trimestralmente y están relacionadas con impuestos y cotizaciones a la seguridad social (ZUS). Cumplir los plazos es fundamental para evitar sanciones o problemas legales.
Fechas mensuales clave:
Día 10 del mes
- Obligación: Cotizaciones ZUS para personas físicas (como contratistas)
- Aplica a: Empresas que contratan mediante contratos civiles
Día 15 del mes
- Obligación: Pago a cuenta del impuesto sobre sociedades (CIT)
- Aplica a: Sociedades limitadas y sociedades anónimas
Día 20 del mes
- Obligación: Cotizaciones ZUS de propietarios, anticipos PIT-4 o PIT-8A
- Aplica a: Empresarios individuales, socios, empleadores
Día 25 del mes
- Obligación: Envío del JPK_V7M o JPK_V7K y pago del IVA
- Aplica a: Empresas registradas en el IVA
El JPK_V7 es un archivo electrónico obligatorio enviado a la oficina tributaria. Incluye la declaración de IVA y los registros de ventas y compras.
- JPK_V7M – para declaraciones mensuales
- JPK_V7K – para declaraciones trimestrales (con obligación de enviar registros mensuales)
Obligaciones anuales – ¿Qué hacer al final del ejercicio fiscal?
Al finalizar el ejercicio, toda empresa debe cerrar sus cuentas, resumir ingresos y gastos, y presentar los documentos obligatorios. Estas tareas varían según la forma jurídica y el método contable utilizado.
Estados financieros anuales
Las empresas con contabilidad completa deben:
- Preparar los estados financieros antes del 31 de marzo, que incluyen:
- balance general,
- cuenta de pérdidas y ganancias,
- notas explicativas.
- Obtener la aprobación de los socios antes del 30 de junio.
- Presentar los estados aprobados al Registro Nacional Judicial (KRS) mediante el Repositorio de Documentos Financieros, en un plazo de 15 días tras su aprobación.
Declaración CIT-8
Las sociedades de capital, como las sociedades limitadas, deben:
- Presentar la declaración CIT-8 antes del 31 de marzo, incluso si no han tenido ingresos o han tenido pérdidas.
- Esta declaración debe enviarse electrónicamente, con firma electrónica cualificada o perfil de confianza.
Formulario IFT-2R (impuesto en la fuente)
Si la empresa realizó pagos a entidades extranjeras, debe enviar el formulario IFT-2R a la oficina tributaria y al beneficiario:
- Fecha límite: 31 de marzo del año siguiente al ejercicio fiscal correspondiente.
Resumen – Fechas clave de la contabilidad en Polonia
- Dentro de los 21 días desde la inscripción: Formulario NIP-8, registro en CRBR
- Cada mes: Envío JPK_V7, pago de IVA, cotizaciones ZUS, PIT-4/PIT-8A, anticipos CIT
- Hasta el 31 de marzo: Declaración CIT-8, estados financieros, IFT-2R
- Hasta el 30 de junio: Aprobación de estados financieros por parte de los socios
- Hasta el 15 de julio: Presentación de los estados financieros al KRS
Para cualquier emprendedor extranjero en Polonia, conocer y respetar estos plazos es esencial para gestionar un negocio legal y estable. Es muy recomendable colaborar desde el principio con una asesoría contable experimentada, que garantice el cumplimiento de las obligaciones fiscales y normativas locales y libere al empresario de preocupaciones administrativas innecesarias.
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